通常所说的“78号”，是指国家税务总局公告2011年第78号，涉及未按期申报抵扣增值税扣税凭证的有关处理。它不是一张可以单独申领的证件，也不是申请“78号”资格，而是符合条件的纳税人就逾期未申报抵扣事项，向主管税务机关申请审核处理。
如果你指的是其他年份、其他部门发布的“78号”文件，不能直接套用以下内容。办理前应先核对文件的完整名称、发布年份和适用税种，再按照主管税务机关现行要求准备材料。
先确认自己申请的是什么
符合办理方向的事项，一般是增值税一般纳税人取得了原本可能符合抵扣条件的增值税扣税凭证，但没有在规定期限内完成申报抵扣，现需要说明逾期原因并申请税务机关审核。
需要注意，提交申请不等于一定可以抵扣。税务机关通常会结合凭证真实性、逾期原因、业务真实性、申报记录以及是否存在重复抵扣等情况进行判断。只有材料能够相互印证，后续才可能进入更深入的审核处理。
申请前要满足哪些基本条件
- 申请主体基本匹配：先确认企业属于相关增值税扣税凭证的使用主体，并由实际纳税人或授权经办人办理。
- 扣税凭证真实有效：发票或其他扣税凭证的开具、取得、认证或勾选信息应当能够核对，不能使用虚假、失效或与实际交易不符的凭证。
- 确实存在逾期情况：凭证没有按照当时适用的期限完成申报抵扣，且企业能够说明发生逾期的具体时间和原因。
- 逾期原因可以举证：不能只写“工作人员疏忽”或“系统问题”，应尽量提供客观记录、通知、故障证明、人员变动资料或其他能够解释原因的证据。
- 账务和申报数据能够对应：凭证金额、购销合同、付款记录、入账记录、进项税额和申报数据应当相互衔接。
- 不存在重复抵扣：如果相关进项已经在其他期间申报抵扣，不能再次以逾期事项重复申请。
以上是办理前的筛查条件，不代表最终审核结论。特别是2011年发布的文件，后续可能存在政策调整、替代文件或系统口径变化，正式提交前必须确认当前是否仍适用以及现行办理方式。
通常需要准备哪些材料
各地税务机关的材料名称和提交方式可能不同。以下清单适合用于前期整理，最终以主管税务机关列明的材料为准。
| 材料类别 | 准备重点 |
|---|---|
| 申请或情况说明 | 写明企业基本信息、凭证种类和金额、所属期间、逾期时间、具体原因以及申请事项。 |
| 逾期扣税凭证清单 | 列出发票代码、号码、开具日期、销售方、金额、税额和对应业务，确保与账簿数据一致。 |
| 扣税凭证及业务资料 | 根据要求提供发票影像、电子信息、合同、入库单、运输单据、付款凭证或其他能够证明真实交易的资料。 |
| 逾期原因证明 | 按照实际原因提供系统故障记录、人员交接材料、自然灾害或突发事件证明、内部审批记录等，不要编造原因。 |
| 申报和账务资料 | 准备相关期间的增值税申报表、进项明细、会计凭证、明细账及纳税申报数据，便于核对是否已经抵扣。 |
| 主体和授权材料 | 准备营业执照或登记信息、经办人身份证明、授权委托书等，是否需要提交原件或复印件按当地要求执行。 |
78号相关事项怎么办理
- 核对文件和适用状态。确认你要办理的是国家税务总局公告2011年第78号相关事项，并向主管税务机关咨询当前是否仍按该文件或后续规定办理。能够确认现行依据后，再进入材料整理环节。
- 逐笔核对逾期凭证。把发票、合同、付款、入账和申报记录放在一起核对，剔除已经抵扣、作废、冲红或无法证明真实业务的凭证。核对完成后，应形成一份金额准确的清单。
- 整理逾期原因证据。按照“发生时间—具体事件—造成的影响—发现时间—采取的补救措施”的顺序写明情况。原因越具体，材料越应能对应到相应日期和业务环节。
- 向主管税务机关提交。根据当地公布的渠道，选择办税服务厅、电子税务渠道或其他指定方式提交。若系统没有对应事项，不要自行选择相近业务代替，应先咨询受理窗口。
- 配合资料补正和审核。税务机关可能要求补充合同、付款记录、账簿、申报数据或情况说明。收到补正要求后，应按清单逐项回应，修改后的金额和表述要与原始资料保持一致。
- 确认处理结果并调整申报。取得税务机关的审核结果或系统处理状态后，再按照结果进行申报更正、账务处理或后续抵扣。不要在结果确认前自行把待审核税额计入当期抵扣。
完整的办理链路是：发现扣税凭证逾期且业务真实有效—核对凭证和申报记录—准备逾期原因证明—向主管税务机关申请审核—根据审核结果办理更正或抵扣—检查申报表和进项明细是否一致。
情况说明可以怎样写
情况说明不宜只写一句“因工作疏忽导致逾期”。建议包含以下内容：企业名称和纳税人识别信息；涉及的凭证数量、金额和税额；凭证所属期间；原定申报抵扣时间和实际发现时间；逾期的具体原因；企业是否已进行账务登记；相关凭证是否已经抵扣；现申请税务机关审核处理的事项。
例如，可以按照“本企业于某期间取得某类扣税凭证，因某项具体原因未能在规定期限内完成申报抵扣。经自查，相关业务真实发生，凭证与合同、付款及入账资料能够对应，且未在其他期间重复抵扣。现提交清单及证明材料，请按现行规定审核处理”的结构撰写。示例中的事实必须替换为真实情况，不能为了符合条件而补写不存在的证明。
最容易被退回或要求补充的地方
- 把“78号”当成申请项目：正确做法是申请具体逾期扣税凭证事项的审核，而不是申请一张名为“78号”的证书。
- 只提供发票，不提供业务链条：发票金额与合同、付款、入库或账簿无法对应时，需要补充说明真实交易情况。
- 逾期原因过于笼统：没有时间、人员、系统或事件记录的说明，通常难以完成有效核对。
- 清单与申报数据不一致：发票号码、税额、所属期或已抵扣状态出现差异，应先完成账务和申报数据清理。
- 忽略政策更新：旧公告的名称和编号不等于当前系统一定仍按原方式受理，提交前要确认现行口径。
办理后如何确认结果
提交材料后，应保留受理回执、提交记录、补正通知、沟通记录和最终处理结果。确认时重点查看三项内容：第一，相关凭证是否已经完成审核或被明确告知处理结论；第二，申报表、进项明细和会计账簿是否同步调整；第三，后续抵扣金额是否与审核结果完全一致。
如果材料未被受理或审核未通过，应先查看具体原因，是主体不匹配、凭证不合规、原因证明不足，还是申报数据存在差异，再决定补正、重新整理或进一步咨询。不要在没有明确结果的情况下直接进行抵扣，以免造成申报数据与凭证状态不一致。
